Comité exécutif de Partenaires pour une vie saine Ottawa (PVSO)

Description et mandat :

Le Comité exécutif de PVSO a pour but de:

1. Créer des liens entre les partenaires de l’organisation;
2. Veiller à l’affectation des fonds provenant du Programme de santé cardiovasculaire de l’Ontario;
3. Assurer l’orientation des coalitions faisant partie de Partenaires pour une vie saine Ottawa et veiller à ce qu’elles s’emploient à atteindre les objectifs du partenariat.

Responsabilité :

Le Comité exécutif de PVSO doit rendre des comptes aux membres de Partenaires pour une vie saine Ottawa.

Composition :

Le Comité exécutif se compose des personnes suivantes :

• 3 dirigeants, dont un président, un vice-président et un président sortant, qui sont nommés par les membres de Partenaires pour une vie saine Ottawa.
• des membres choisis par les coalitions pour les représenter. Les membres du personnel de Santé publique Ottawa peuvent agir à titre de suppléants lorsque les représentants habituels ne sont pas disponibles. Ils peuvent aussi siéger au Comité exécutif dans des circonstances exceptionnelles.
• des représentants d’organismes particuliers ou de coalitions partenaires. En 2007, ces coalitions et organismes sont les suivants :
  • Santé publique Ottawa – Agit à titre d’agent financier et soutient la structure et les activités du partenariat;
  • Fondation des maladies du coeur de l’Ontario – Est membre en raison de son lien avec le Programme de santé cardiovasculaire de l’Ontario;
  • Association canadienne du diabète – Est membre étant donné sa collaboration avec Partenaires pour une vie saine depuis plusieurs années et son importante contribution dans le cadre du mandat élargi;
  • Santé publique Ottawa - A droit à deux représentants au plus au sein du Comité exécutif. Les membres du personnel qui soutiennent le comité ou les sous-comités ne participent pas aux votes ni à la prise de décisions.

Fonctions du Comité exécutif de Partenaires pour une vie saine Ottawa :

• Assurer un lien avec le ministère de la Promotion de la santé par l’intermédiaire du Service de la santé;
• Formuler des commentaires en vue de leur inclusion dans les rapports semestriels à l’intention du ministère de la Santé;
• Fournir des données au ministère de la Santé pour les rapports trimestriels - semestriels.
• Planifier et mettre en oeuvre les décisions de Partenaires pour une vie saine Ottawa en matière de politiques et de procédures (y compris en ce qui concerne le processus d’affectation des fonds);
• À titre de partenaire, participer à la mise en oeuvre du plan de Partenaires pour une vie saine Ottawa;
• Planifier des activités;
• Agir à titre de comité des candidatures chargé de désigner le président du comité de Partenaires pour une vie saine Ottawa;
• Planifier les réunions du comité de Partenaires pour une vie saine Ottawa et prendre part à ces réunions;
• Tous les ans, passer en revue le mandat et les procédures de Partenaires pour une vie saine Ottawa;
• Tenir des séances de planification stratégique tous les deux ans.

Rôle des membres

Fonctions des membres du Comité exécutif :

• Faciliter l’exécution des fonctions susmentionnées;
• Examiner périodiquement les activités de Partenaires pour une vie saine Ottawa et celles du comité, des groupes et des coalitions qu’ils représentent;
• Assurer la liaison entre le Comité exécutif et le comité, le groupe ou la coalition qu’ils représentent;
• Participer à la mise sur pied d’activités s’adressant à toute la ville qui soutiennent l’ensemble de Partenaires pour une vie saine Ottawa ou des éléments particuliers de la coalition;
• Assister aux réunions ou s’y faire représenter.

Fonctions du président

Le président du Comité exécutif de Partenaires pour une vie saine Ottawa préside toutes les réunions, travaille avec le coordonnateur à la résolution des dossiers quotidiens et, au besoin, représente le Comité exécutif de Partenaires pour une vie saine Ottawa.

Prise de décisions

• Il faut qu’il y ait quorum pour que des décisions soient prises;
• Tous les membres de Partenaires pour une vie saine Ottawa peuvent participer aux discussions;
• Les décisions finales sont prises par suite d’un vote de la majorité des membres du Comité exécutif;
• Le Comité exécutif de Partenaires pour une vie saine Ottawa peut créer des comités spéciaux qui seront chargés de certaines prises de décisions;
• Si le président le juge opportun, des décisions peuvent être prises entre les réunions à la suite d’un sondage effectué auprès des membres par courriel, par télécopieur ou par téléphone.

Frequence des réunions :

Le Comité exécutif de Partenaires pour une vie saine Ottawa se réunit quatre fois par année ou au besoin. Les membres ou leurs représentants ne doivent pas manquer plus de deux réunions consécutives du Comité exécutif par année. Lorsqu’un membre manque deux réunions consécutives, le Comité exécutif peut demander au sous-comité ou au comité ou à la coalition partenaire de désigner un autre représentant.

Quorum :

Pour prendre des décisions, le Comité exécutif de Partenaires pour une vie saine Ottawa doit compter sur la participation de 50 % de ses membres.

Procès-verbaux :

Santé publique Ottawa est chargé de la rédaction, de la distribution et de la conservation des procès-verbaux.

Rôle de Santé publique Ottawa :

Santé publique Ottawa est l’organisme par l’intermédiaire duquel le ministère de la Promotion de la santé de l’Ontario finance Partenaires pour une vie saine Ottawa. En plus d’être l’agent financier, le Service de la santé est un membre de Partenaires pour une vie saine Ottawa, qui fonctionne comme une coalition communautaire autonome. Santé publique Ottawa détermine l’aide à la coordination et le soutien administratif destinés aux partenaires et aux initiatives dans le cadre de la contribution en nature prévue par les conditions de financement. (Approuvé par le Comité régional Coeur à coeur et le Comité exécutif régional Coeur à coeur à l’été 1998. Mis à jour en juillet 2007.)